Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.

analiza kosztów prowadzenia firmy

Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

 

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką.  Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?
Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.
Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?
Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).
Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody.  Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

Umowy na akceptacje płatności kartami. Jak rozwiązać taką umowę?

Nie trzeba być ekspertem aby zorientować się, że płacone stawki za prąd czy płatności kartami różnią się między sobą znacząco. Dochodzi nawet do tego, że ta sama firma XYZ naliczy nam wyższe lub niższe stawki niż płaci je nasz konkurencyjny biznes. Dzieje się tak z wielu powodów. Jednym z nich jest to, że firmy pozostawiają swoim agentom pewne widełki cenowe w ramach których mogą się poruszać. Niekiedy wpływ na nasze stawki ma wielkość biznesu, nasz roczny całkowity obrót a także obrót kartami w ujęciu miesięcznym bądź rocznym.

Z tego powodu zazwyczaj firmy oferujące płatności kartami nie podają na swoich stronach cennika a jedynie nachalnie zmuszają nas do pozostawienia swoich danych kontaktowych w formularzu na ich stronie, bądź proszą o telefon.

Jak wygląda proces zawarcia umowy o płatności kartami?

Z reguły impulsem do podpisania umowy jest decyzja o rozpoczęciu działalności biznesowej (handlowej). Finalnym krokiem do uzyskania profitu jest otrzymanie zapłaty za dostarczony produkt czy usługę.
W dzisiejszych czasach żadnego biznesu (z nielicznymi wyjątkami) nie stać po prostu na to aby nie przyjmować płatności kartami od klientów. Jeśłi nie zaoferujemy takiego udogodnienia, to raz że klient może już więcej do nas nie wrócić wybierając konkurencję ( cała rzesza ludzi nie nosi obecnie gotówki w portfelu posługując się kartami zbnliżeniowymi czy zwykłymi), a po drugie należy pamiętać, że klient płacący kartą zawsze wyda więcej u nas, niż ten z wyliczoną sumą pieniędzy w portfelu.
Kontaktujemy się więc z agentem, czy wypełniamy formularz i podpisujemy umowę.
Umowy są skomplikowane a nam zależy na czasie i chcemy mieć to już za sobą. Dlatego naciskamy na agenta aby jak najszybciej przejść przez ten proces. Firmy oferujące płatności kartami doskonale o tym wiedzą i stosują różne triki o których się oficjalnie nie mówi.
Trzeba nadmienić, że w przypadku umów o akceptację płatności kartami jeszcze do niedawna standardem na rynku były umowy zawierane na okres 5 lat. Obecnie odchodzi się jednak od tak długich umów na rzecz cztero-, bądź trzy-letnich. Spotkać można również na rynku 2 -letnie oraz bardzo rzadko 12 miesięczne lub nawet 1 miesięczne. Z tym, że teoretycznie im krótszy okres trwania umowy tym stawki są wyższe i zazwyczaj kosztuje nas to zbyt dużo.
Podpisujemy więc taką czteroletnią umowę i niekiedy nawet nie pytamy agenta o koszt zerwania takiej umowy.

Ile zapłacę za zerwanie umowy?

W najgorszej sytuacji są właściciele jednoosobowych spółek (firm limited), gdyż ich umowa obowiązuje od momentu podpisania do końca. Nie obowiązuje ich czas na rozmyślenie się )cooling-off period) i odesłanie terminala.
Więcej praw mają tzw. sole traders, gdyż nawet po dostarczeniu terminala mają zazwyczaj okolo miesiąc czasu na zmianę decyzji i zerwanie umowy. Poza tym, jeśli nie jest to tzw.,,service agreement” to zgodnie z Consumer Credit Act mogą odstąpić od umowy po 18 miesiącach, nawet jeśli umowa zawarta była na 5 lat.
Aby mówić o kosztach zerwania umowy należało by przeanalizować każdą taką umowę indywidualnie, w czym nasza firma pomaga ale również można podać kilka przypadków zaczerpniętych z rynku.
Wszystko zależy od tego ile już jesteśmy z daną firmą. Przykładowo, jeśłi nasza umowa została podpisana na okres 5 lat a my chcemy ją zerwać zaledwie po 2-3 miesiącach od podpisania, to możemy się spodziewać bardzo wysokich kosztów odstąpienia od umowy, chyba że umowa stanowi inaczej. Firma może np. naliczyć jednorazowo około £200 za rozwiązanie umowy o terminal płatniczy i odesłanie go (firma ponosi koszty związane z wysłaniem kuriera po taki terminal oraz poniosła wcześniej koszty związane z zaprogramowaniem terminala pod dany biznes) oraz co bardziej dotkliwe może zażądać od nas zapłaty za pozostałe miesiące rat za terminal. Weźmy że płaciliśmy £30 miesięcznie za terminal a do końca umowy pozostało 57 miesięcy to wykonując matematyczne równanie 57x£30=£1,710 + £200 = £1,910 oraz może dojść jeszcze opłata w wysokości do £190 za zerwanie przedterminowe (early termination fee) umowy na card processing (umowy zazwyczaj dzielą się zazwyczaj na umowę o terminal oraz drugą na card processing, czyli wszystkie te opłaty od każdej transakcji kartą). Czyli w tym przypadku ostatecznie sprawa zakończy się na kwocie do zapłaty £2,100.
Oczywiście to jest ektremalny przykład ale należy go omówić, gdyż niekiedy takie nieprzemyślane pochopne decyzje mogą nas wpędzić w niezłe ,,bagno”. Wyobrażmy sobie, że ktoś ma 5 terminali i zrywa taką umowę zaledwie po 3 miesiącach od podpisania (£2,100×5= £10,500!).
Niektóre firmy oferują stałą opłatę za zerwanie umowy  – np. £125-£300, a jeszcze innym sposobem jest znalezienie firmy, która ,,wykupi” od nas poprzednią umowę i pokryje koszta zerwania umowy. Jest to możliwe. Wystarczy się z nami skontaktować.
Dwie spośród znanych mi firm na rynku potrafią znacząco utrudnić zerwanie umowy z nimi. Nie są to uczciwe praktyki. Tak jest w momencie pisania tego artykułu. Za jakiś czas może się to zmienić lub inne firmy mogą podążyć (oby nie) tą drogą.
Firma Handepay. Do tej pory regułą było że należało dać 24 miesięczny okres wypowiedzenia przy kontrakcie na…24 miesiące! Czyli praktycznie w momencie zawierania umowy. W innym wypadku umowa ulegała przedłużeniu na kolejne 2 lata. Obecnie słyszy się, że w nowych umowach okres wypowiedzenia umowy został skrócony do 90 dni ale to i tak za dużo.
Firma RMS. Z posiadanych informacji możemy stwierdzić, że kontrakty są zawierane na 5 lat, a okres wypowiedzenia wynosi od 12 do 24 miesięcy przed datą zakończenia kontraktu.

Podsumowanie

Rozumiemy, że zerwanie umowy oraz porównanie dostępnych na rynku stawek jest niekiedy bardzo trudne i czasochłonne, zwłaszcza bez odpowiedniego doświadczenia i wiedzy na co zwracać uwagę. Dlatego warto pozostawić to nam.
Istnieją pewne mity, które mówią, że dana firma jest lepsza bądź tańsza, gdyż płacę mniej za terminal płatniczy. To nieprawda. Można płacić więcej za terminal a i tak cały rachunek będzie o wiele niższy, gdyż stawki za transakcje będą niższe.
Oferujemy Państwu darmową analizę rachunku i ustalimy plan działania. Pomagamy również w zerwaniu umowy, napisaniu listu (cancellation letter).
Dzięki unikalnemu programowi do analizy rachunków, z którego korzystają same banki, jesteśmy w stanie znaleźć najlepsze oferty na rynku.
Poza tym jeśli koszt zerwania umowy był by wysoki – znajdziemy firmę, która pokryje koszty zerwania umowy do kwoty £600.
Pierwszym krokiem jest wysłanie do nas Państwa rachunków nie tylko za płatności kartami, ale również za prąd czy nawet za internet i linię telefoniczną na Państwa firmę. Porównamy, przeanalizujemy i oddzwonimy z informacją ile Państwo zaoszczędzą przy zmianie firmy.
Kompletne rachunki można wysyłać na adres email:
Krzysztof Kawulak
07775 127963