Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką. Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

➢ Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?

➢ Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.

➢ Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?

➢ Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).

➢ Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody. Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

Powoli ale za to systematycznie na Wyspach pojawia się coraz więcej polskich restauracji. Oczywiście chciało by się doczekać czasów, kiedy to w każdym brytyjskim mieście i miasteczku będzie polska restauracja. Wszak jest nas liczebnie prawie najwięcej, po Hindusach, jeśli weźmiemy pod uwagę kraj pochodzenia ale niestety kiedy już porównamy liczbę restauracji to trzeba przyznać, że Hindusi biją nas na ,,łeb na szyję”. Cała nadzieja w polskich przedsiębiorcach, ich ciężkiej pracy, bo zamiłowania do kuchni i fantazji kulinarnej naszym rodakom odmówić nie można.

restauracji idziemy ze znajomymi pochwalić się naszą jakże smaczną kuchnią ale również wtedy gdy najzwyczajniej na świecie nie mamy ochoty gotować czy/lub zmywać.

W tym wpisie postaram się podpowiedzieć osobom zamierzającym otworzyć polską restaurację w jaki sposób dobranie odpowiedniego systemu epos i płatności może pomóc usprawnić naszą pracę przeobrażając się w satysfakcję klientów.

Pierwszym, chyba oczywistym krokiem, po założeniu firmy i otwarciu konta biznesowego, jest wybór dostawcy internetu oraz firmy, która zaoferuje nam obsługę płatności kartami. Ważne w tym przypadku jest aby najlepiej wszystko załatwiać od jednego dostawcy, co zagwarantuje nam to że np. nasz system epos bedzie zintegrowany z terminalem płatniczym i vice versa. Często zdarza się tak, że nie mając rozeznania na rynku kupujemy kasę i epos od jednej firmy, a terminal zamawiamy całkiem przypadkowo w innej. No i zaczynają się problemy. Zazwyczaj firma A ma podpisaną umowę z firmą B i jeśli mamy terminal firmy C albo kasę firmy D to niestety będzie problem z integracją.

Czym różni się system epos do polskiego sklepu od systemu dla restauracji?

Liczbą produktów? Czy restauracja ma 4,000 produktów jak sklep? Czy w takim razie potrzebny nam będzie system zarządzania stanami magazynowymi czy inwentarzem? (stock management)?

Nie jestem ekspertem, żeby pisać do właścicieli restauracji, czy przyszłych właścicieli jak wygląda restauracja itp. ale na pierwszy rzut oka nawet dla laika możemy powiedzieć, że typowa restauracja będzie składała się z baru, sali, kuchni i zaplecza. Do tego pewnie niektóre restauracje będą oferowały możliwość dowozu posiłków do klientów ale być może tu oddalamy się w stronę fast -food’u. Proszę wybaczyć ale nigdy nie prowadziłem restauracji…W każdym razie, z pewnością system epos bedzie się róznił od tego dla sklepu spozywczego.

Skupmy się więc na sprzęcie. Taki typowy zestaw powinien zawierać – hardware przynajmniej jeden za barem. W tym miejscu należało by się od razu zastanowić jakim dysponujemy budżetem. Jeśłi nas nic nie ogranicza to dobrze było by wstawić drugi sprzęt do kuchni, gdzie na wyświetlaczu kucharz zobaczy zamówienie oraz informacje, który stolik itp. Również paragon z zamówieniem może być drukowany bezpośrednio w kuchni. To jest oczywiście luksus i za to się dopłaca ekstra w każdej firmie. Można ewentualnie liczyć na pewne upusty związane z tańszym pakietem ubezpieczenia za drugą kasę.

System komunikacji z kuchnią

Jeśłi to będzie duża restauracja – załóżmy na dwóch kondygnacjach to warto by się zastanowić nad możliwością przyjmowania zamówień na tablecie przez kelnerów. Przy dużym ruchu zamiast biec po schodach z zamówieniem do baru czy kuchni, tablet natychmiast przesyła zamówienie do systemu epos, który drukuje takie zamówienie na kuchni. Oszczędność czasu.

Zamówienia online oraz rezerwacja stolików

System epos umożliwia rezerwację stolików online oraz składanie zamówień. Warto w tym miejscu rozwinąć temat i nadmienić, że system epos dla restauracji pozwoli nam wgrać graficzne rozmieszczenie stolików w sali obiadowej, co jest dużą wygodą. Klikając na dany stolik mamy dostęp do podglądu zamówienia, dowiemy się czy klient oczekuje na posiłek lub ile wynosi jego rachunek w danej chwili.

Otrzymamy także informację o tym ile w danej chwili stolików jest wolnych. Wszystkie te informacje są synchronizowane na bieżąco z podłączonymi urządzeniami, dzięki tzw. chmurze – CLOUD. System można zsynchronizować ze stroną inbternetową, które to rozwiązanie eliminuje np. błędy / pomyłki związane z podwójnymi rezerwacjami.

Do systemu bardzo szybko możemy się zalogować używając numeru PIN lub opcjonalnie przeciągając kartę z paskiem magnetycznym przez czytnik kart. Przykładowo jeśłi osoba w międzyczasie była na innej kasie to po powrocie będzie miała możliwość kontynuowania niedokończonego zamówienia, jako że pozostanie ono w tym samym miejscu, w którym nastapiła przerwa. System pozwala na automatyczne wylogowywanie po każdej transakcji lub na ciągłą pracę w zależności od potrzeb danego biznesu.

Drukarki

Nasz system współpracuje z wiekszością standardowych drukarek paragonów , które mogą już państwo posiadać, więc nie ma potrzeby dokupywania nowych. Typowy wydruk bedzie zawierał zamówienie oraz numer stolika. W przypadku zamówienia z dostawą będzie to imię i nazwisko klienta, adres oraz numer telefonu.

Rozdzielanie rachunków

Z łatwością rozdzielimy rachunek między uczestników imprezy / obiadu, poprzez wybranie opcji za które napoje /dania dana osoba bedzie płacić. System automatycznie podliczy co pozostało jeszcze niezapłacone.

Master Products

Epos zmierzy twój stan inwentarza z rozdzieleniem na mniejsze jednostki. Butelka wódki zostanie rozliczona do ostatniego milimetra, a porcja mięsa co do grama. Rozdzielenie produktów na porcje serwowanych dań pozwala na dokładny pomiar i daje w konsekwencji dokładny obra naszych stanów i zapasów. Przykładowo, jeśłi zostanie sprzedany koktajl to system automatycznie pomniejszy zawartość w butelce o użytą ilość do przygotowania koktajlu, podobnie gdy przygotujemy daną potrawę.

System kart lojalnościowych

W największym skrócie to polega to na obróceniu klienta ,,świątecznego” w klienta ,,stałego”. Wydajemy klientom katy lojalnościowe z logo naszej restauracji i paskiem magnetycznym. Coś w stylu karty Tesco Clubcard czy karty Nectar z Sainsbury’s. Klient ma możliwość gromadzenia punktów i zamienianie ich na zniżki.

Happy Hours

Na koniec kilka słów o możliwości ustawiania różnych czasowych, okresowych promocji typu happy hours itp itd. Do tego należy wspomnieć, że system daje nam nieograniczony dostęp do różnego rodzajów raportów. Możemy nie tylko kontrolowac sprzedaż ale również naszych pracowników sprawdzając np. który członek zespołu sprzedaje przykładowo najwięcej drogich win itp.

Poza tym system można zintegrowac z niezliczoną ilości aplikacji dostosowując go do własnych potrzeb.

Cóż, pozostaje na koniec życzyć Państwu sukcesów, wielu zadowolonych klientów i być może będę w stanie pomóc wybrać odpowiedni zestaw epos oraz terminal płatnizczy do państwa restauracji czy sklepu. Proszę równiez pamiętać o użytkownikach iphone’ów i Apple Pay . Szacuje się, że do roku 2020 w UK 60 procent płatnosci będzie odbywało się przy użyciu telefonów komórkowych. Dlatego już teraz warto zaopatrzyć się w terminal płatniczy do obsługi płatności zbliżeniowych

Krzysztof Kawulak

artykuł własny – proszę o uwagi i komentarze

07775 127963

[email protected] (email z zapytaniem o wycenę)
lub
[email protected]

Kategoria: płatności dla restauracji

Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.