Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.

analiza kosztów prowadzenia firmy

Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

 

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką.  Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?
Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.
Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?
Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).
Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody.  Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

Pierwsze kroki w biznesie na Wyspach.

 

Oto 7 kroków które należało by wykonać zakładając firmę w UK.

Kolejność jest przypadkowa ale może kilka podpowiedzi co warto by zrobić najpierw, gdyż niekiedy jedna rzecz warunkuje kolejny krok. Tak jest np. z otwarciem konta biznesowego w banku, które nie zostanie nam założone jeśli jeszcze nie zarejestrowaliśmy firmy w Companies House.

 

  1. Wybór nazwy firmy oraz rejestracja firmy. Z nazwą firmy może być niekiedy kłopot bo może się okazać, że np. wybrana jest już zajęta. Przykładowo chcieliśmy zarejestrować firmę pod nazwą ,,Polski Sklep Limited” lub np. ,,Butcher Ltd” czy ,,Biedronka Ltd” albo ,,Groszek Ltd” ale niestety już ktoś was ubiegł z taką nazwą. Trzeba wiedzieć, że ,,Companies House” dba o to żeby na rynku nie powtarzały się nazwy firm. Opłata za rejestrację wynosi 13GBP. Zasada ta dotyczy firm limited. Ten post jest skierowany głównie dla właścicieli lub przyszłych właścicieli, którzy noszą się z zamiarem otwarcia spółki limited ale należy nadmienić w tym miejscu, że są też inny formy działalności, np. ,,sole trader” czy ,,partnership”. Warto skorzystać z fachowej porady księgowej lub doradcy biznesowego. My ze swej strony oferujemy pomoc przy zarejestrowaniu spółki typu ,,limited”.
  2. Napisz Biznesplan. Pewnie masz jakieś pomysły w głowie co do tego jak ten twój biznes ma wyglądać ale dobrze było by je uporządkować z podziałem na sekcje aby nie brnąć na oślep do przodu w nieznane. Biznesplan jest niekiedy również wymagany przez banki jako dokument ułatwiający otwarcie konta firmowego. Wzrasta nasz prestiż przez pokazanie że mamy wszystko dokładnie przemyślane i poukładane. Proponujemy podział biznesplanu na 10 sekcji z celami i zadaniami. Możesz w tym planie przeanalizować charakter rynku na którym przyjdzie ci działać (analiza konkurencji), rodzaj struktury organizacyjnej którą chcesz mieć w swojej firmie, no i oczywiście finanse (informacje na temat wydatków, kosztów ogólnych oraz bilans).
  3. Stwórz logo. Firmy często zostawiają to na później ale warto skorzystać na samym początku z usług właściwych profesjonalistów którzy podejmą się wykonania loga waszej firmy. Żeby się nie rozpisywać na ten temat nadmienię jedynie że pierwsze wrażenie ma bardzo duże znaczenie. Logo zostaje w pamieci i kojarzy się z firmą.
  4. Upewnij się, że masz odpowiedni adres firmy pod którym jest ona zarejestrowana. To prawda, że musisz podać adres pod którym będzie zarejestrowana twoja firma aby otrzymać numer firmy od Companies House. Ludzie niestaty często zanim kupią / wynajmą pomieszczenie na biznes podają swój adres domowy jako adres firmy jako tymczasowe rozwiązanie, zanim znajdą lokal czy biuro. Jeżeli nie chcesz mieć przerywanego obiadu w domu telefonami od różnych dystrybutorów, sprzedawców to dobrym pomysłem jest posiadanie oddzielnego adresu, który nie jest jakąś skrytką pocztową (PO Box). Adres pod którym zarejestrowana jest twoja firma niekoniecznie musi być w tym samym miejscu, które jest używane do prowadzenia biznesu (trading address). Powinno to być miejsce, gdzie cała korespondencja będzie kierowana i ten adres będzie na oficjalnych dokumentach firmowych czy wizytówkach.
  5. Strona internetowa. Klienci często szukają informacji o danej firmie w sieci. Niekiedy mogą kojarzyć nazwę ale nie mają adresu jak dojechać, innym razem mają na oku jakiś produkt czy usługę albo słyszeli o danej firmie ale potrzebują bliższych informacji, więc jako pierwszy krok – po prostu  wpisują w Google nazwę produktu, usługi + miasto, czy nazwę biznesu. Pomyśl teraz o wszystkich tych utraconych okazjach do sprzedaży swojego produktu, usługi itp. kiedy klienci nie mogą znaleźć tego czego szukają w sieci i idą do konkurencji.
  6. Rejestracja dla celów podatku VAT. Jeśli chodzi o VAT to trzeba się upewnić czy jest się zobiowiązanym do rejestracji czy nie? A jeśli nawet nie to też należy sprawdzić czy i kiedy będzie dobrym pomysłem aby zarejestrować się dobrowolnie. VAT jest podatkiem od wartości dodanej produktu, bądź usługi i jest formą podatku konsumpcyjnego. W niektórych przypadkach nie będzie wyboru, tylko trzeba będzie się zarejestrować ,,na vacie” aby móc kontynuować sprzedaż czy działalność handlowo-usługową. Dzieje się tak kiedy przekroczymy odpowiedni pułap obrotów. Jeśli się nie zarejestrujemy to HMRC ściągnie i tak należny podatek  za dany okres wstecz.
  7. Otwórz firmowe biznesowe konto bankowe. Jak już wspomniałem na początku, po założeniu firmy, co zajmuje zazwyczaj 1 dobę i otrzymaniu certyfikatu z numerem firmy – powinniśmy udać się do banku lub wypełnić aplikację u nas przez internet. Konto takie powinno oddzielać wydatki biznesowe od prywatnych. Konto biznesowe to dopiero pierwszy ale jakże znaczący krok. Bez konta nie ruszymy dalej z np. prądem (nie podpiszemy umowy z firmą dostarczającą energię elektryczną, gdyż należy ustawić polecenie zapłaty, czyli direct debit do którego są potrzebne dane konta), pojawią sie problemy z podpisaniem umowy na internet czy aby założyć linię telefoniczną (direct debit), nie kupimy kasy do sklepu czy zamówimy terminal płatniczy (bo niby na jakie konto mają nam wpływać pieniądze od klientów płacących kartami u nas w sklepie w terminalu płatniczym jeśli nie posiadamy własnego konta firmowego?), nie będziemy mogli zaoferować usług polegających na przesyłaniu piniędzy klientów za granicę z naszej placówki i wiele wiele innych niepotrzebnych konplikacji nam to przysporzy już na samym początku. Dlatego warto pomyśleć o założeniu firmy oraz konta bankowego przynajmniej 2 miesiące przed rozpoczęciem działalności na dobre aby uniknąć wielu niepotrzebnych stresów na samym starcie biznesu.

Uprzejmie informujemy, że pomagamy postawić pierwsze kroki w biznesie oferując m.in. rejestracje firm limited, pomoc w aplikacji na konto firmowe (online) czy sporządzeniu wyceny na system epos, kasy fiskalne, terminale płatnicze, płatności online. Również na początku działalności pomagamy dopasować najlepszą ofertę na prąd, internet oraz linie telefoniczną.

Nasza oferta jest również skierowana do właścicieli już działających biznesów na rynku. Wystarczy nam przesłać swoje rachunki a gwarantujemy obniżenie opłat do 40 procent obecnych opłat. Niekiedy oszczędności na rachunkach mogą sięgnąć kilku tysięcy funtów w skali 2-3-5 lat.


Krzysztof Kawulak

07775 127963
strona www
email

Zdjęcia ,,Jak zostać biznesmenem” zostały zaczerpnięte z miesięcznika ,,Własny Biznes – Franchising”, numer luty 2016. Artykuł na postawie własnych informacji.