Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.

analiza kosztów prowadzenia firmy

Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

 

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką.  Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?
Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.
Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?
Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).
Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody.  Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

Polskie biznesy w Worcestershire

Evesham, miasto w hrabstwie Worcestershire, pomiędzy Cheltenham, Worcester and Stratford. Miasto znajduje się również w pobliżu Birmingham.

Jeśłi ktoś lubi historię to być może będzie wiedział, że w roku 1265 stoczono bitwę pod Evesham pomiędzy armią królewską dowodzoną przez księcia Edwarda, a wojskami zbuntowanych baronów, dowodzonych przez Szymona z Montfort. Baronom nie podobało się, że książe Edward faworyzuje przybyszów z kontynentu…

Wróćmy jednak do czasów nam współczesnych.

Z naszego polskiego punktu widzenia warto wymienić kilka naszych śladów w tym niewielkim miasteczku. Na Port Street znajdziemy klika sklepów sprzedających polskie produkty, jednak w wiekszości prowadzone są przez ”nie-Polaków”.

Warto tu jednak wyróżnić sklepik kosmetyczny ,,Olivia” prowadzony przez panią Marzenę, w którego ofercie znajdziemy takie produkty jak np. sezam czarny, mąkę kokosową, która jest bogatym źródłem błonnika, a przy tym nie zawiera glutenu, mąkę jaglaną oraz wiele innych kosmetyków i preparatów zarówno dla kobiet, jak również dla mężczyzn. Sam również miałem okazję przetestować naturalny krem z olejem konopnym i ekstraktem z chmielu dla… świadomych mężczyzn (tak piszą na odwrocie). Niby, ktoś powie. że nic w tym nadzwyczajnego, jako że mamy wiele sklepików kosmetycznych ale właśnie o różnorodność chodzi, a skoro mamy taką możliwość zakupu polskich naturalnych kosmetyków to grzechem by było nieskorzystać z okazji. Klienci mogą również dokonać zakupów płacąc kartą, więc nie trzeba wybierać gotówki przed wizytą.

Z polskich biznesów warto również wymienić firmę Sidor Meat – Zakłady Mięsne, która posiada nowootwarty sklepik przyzakładowy, w którym można zaopatrzeć się w świeże wędliny i nie tylko.

Firma mieści się pod adresem WR11 7TD, wjazd od ulicy Blackminster. Warto odwiedzić będąc przejazdem. Zapytaliśmy w firmie pana Damiana, co takiego sprawia, że warto zakupić wędliny w tej konkretnej firmie? Oto co nam powiedział:

”Nasze przywiązanie do tradycji, troska o zachowanie doskonałego smaku wyrobów, rezygnacja z masowego sposobu produkcji pozwala nam na zaoferowanie Państwu smacznych i zdrowych wędlin. Szczególną wagę przywiązujemy do produktów z tradycyjnej wędzarni, gdzie ich produkcja odbywa się w oparciu o procedury uznanych i cenionych mistrzów tak drogocennego fachu.
 
 Aby sprostać najwyższym normom w zakresie produkcji i jakości w naszych zakładach został wdrożony system HACCP”.

Brzmi zachęcająco. Jak również widok pełnej lodówki zachęca do zrobienia szybkich, przedświątecznych zakupów. Z informacji uzyskanych od właściciela dowiadujemy się również, że zamówiono terminal płatniczy, który jest juz w drodze, tak aby klientom ułatwić dokonanie płatności kartami, zwłaszcza na większą sumę.
Z firmą Sidor Meat, współpracuje również Garmażeria pana Tomasza. która mieści się w Unit 1B, Field Barn Lane w Pershore, WR10 3LY. Jak dowiedzieliśmy się na miejscu, firma dostarcza swoje produkty do wielu sklepów na terenie Południowo-Zachodniej Anglii, jak również w rejon Midlands i dalej. To duży sukces, biorąc pod uwagę fakt, że firma istnieje zaledwie od 3 lat na rynku. Poprosiliśmy pana Tomasza, aby przybliżył naszym czytelnikom swoją firmę. Oto co powiedzial:

 

Opierając się na tradycyjnych recepturach rozpoczęliśmy produkcje pierogów, uszek oraz krokietów, które są wytwarzane z użyciem wysokowartościowych wyłącznie polskich produktów.Nasze wyroby wykonywane sa ręcznie, z dbałością o dobór walorów smakowych
Pierwsze nasze Święta Bożego Narodzenia, przyniosły nam wiele satysfakcji zawodowych, związanych z dużym zadowoleniem naszych pierwszych klientów.
Pozytywne opinie dotyczące smaku oraz jakości naszych potraw zmobilizowały nas do tego iż w pełni zapału do pracy weszliśmy w nowy rok, poszerzając nasza ofertę o kolejne przysmaki domowej kuchni.
Zgodnie z oczekiwaniami Naszych klientów w ofercie znalazły się min. gołąbki w sosie, golonka w kapuście,
mielone schabowe, bigos oraz wiele innych potraw które od wieków goszczą na polskich stołach.
Nasz zespół stworzyliśmy w oparciu o wieloletnie doświadczenia w przygotowaniu domowych potraw w różnych częściach Polski.
Ta unikalna mikstura smaków oraz doświadczeń pozwoliła nam stworzyć produkt, w którym każdy znajdzie coś z rodzinnego domu.
W dbałości o naszych klientów, wprowadziliśmy system HACCP. Wszystkie etapy procesu produkcyjnego są udokumentowane i prowadzone według zasad produkcji bezpiecznej żywności.
Na dobry wizerunek naszych produktów wśród klientów wpływa przede wszystkim wysoka jakość surowca. Wszystkie składniki naszych wyrobów, sprowadzamy bezpośrednio z Polski.
Zapraszamy do współpracy”.
Z naszej strony dodamy, że spis produktów znajdą Państwo na stronie firmy.  Być może klienci Garmażerii będą mogli wkrótce również dokonywać płatności przez telefon.

Cieszymy się, że mogliśmy Państwu przedstawić kilka polskich firm z Worcestershire. Zachęcamy do wspierania polskich biznesów w UK, a polskim firmom również życzymy udanych biznesów z innymi polskimi firmami.

Wszystkim naszym obecnym oraz przyszłym Klientom oraz Kontrahentom chcemy złożyć najserdeczniejsze życzenia: spokojnych i pełnych radości Świąt Bożego Narodzenia, a także wielu sukcesów w nadchodzącym roku.