Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.

analiza kosztów prowadzenia firmy

Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

 

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką.  Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?
Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.
Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?
Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).
Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody.  Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

Od czego zacząć zakładanie firmy w UK

Praca samemu dla siebie jest marzeniem wielu Polaków, którzy mają dość pracowania na czyjś sukces. Dodatkowo, jeśli zakładasz zmianę otoczenia pomyśl o Wielkiej Brytanii, która znajduje się w czołówce krajów biorąc pod uwagę dogodność warunków do prowadzenia działalności na własną rękę. Według wielu opinii w UK założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (sole trader) jest dużo łatwiejsze i na rejestracje wystarczy jeden dzień bez dodatkowych opłat. Według obserwacji Banku Światowego na założenie firmy w Wielkiej Brytanii potrzeba 13 dni, a nie 32 jak w innych krajach europejskich. Dodatkowo zwrócono uwagę na niezbyt wysokie obciążenie podatkowe dla biznesu, jak również na przyjazną biurokrację. Są to prawdopodobnie jedne z kluczowych czynników wpływających na decyzje o rozpoczęciu działalności właśnie tam. Obywatele Polski założyli na Wyspach już około 40 tys. firm, stając się przeważającą grupą obcokrajowców z własną działalnością gospodarczą w Anglii. W poniższym artykule dowiesz się na co powinieneś zwrócić uwagę chcąc założyć firmę w Wielkiej Brytanii.

Formy działalności w Wielkiej Brytanii

Istnieją trzy formy działalności gospodarczej, jednak w poniższym artykule skupię się tylko na pierwszej:

  • Jednoosobowe firmy (sole traders)
  • Firmy z ograniczoną odpowiedzialnością (limited companies)
  • Spółki partnerskie (business partnerships)

Z czym wiąże się założenie firmy w UK?

Rozpoczęcie działalności wiąże się z posiadaniem numeru identyfikacji podatkowej (National Insurance number), który znajdziesz na karcie stałego pobytu. Następnie należy zarejestrować się do „self-assessment” na stronie internetowej Urzędu Skarbowego i Podatkowego w Wielkiej Brytanii (HM Revenue and Customs). Prowadzenie działalności wiąże się także z posiadaniem nazwy przedsiębiorstwa. Swój biznes możesz zarejestrować używając własnego nazwiska, ale może to być każda inna, dowolna nazwa pod którą będziesz sprzedawał swoje produkty i usługi. Nie można używać jedynie zwrotów, które mogą wprowadzać w błąd i nasuwać myśl, że firma ma związek z rządem. Działalność sole trader wiąże się również z pewnymi obowiązkami, takimi jak spłata zadłużenia powstałego z prowadzenia firmy oraz opłacenia rachunków za zakupy. Dodatkowo należy archiwizować dokumentację związaną z przychodami i rozchodami firmy. Podobnie jak w przypadku prowadzenia działalności w Polsce trzeba rok w rok wypełniać deklarację podatkową (Self Assessment tax return), jak również opłacać podatek dochodowy, składkę zdrowotną oraz emerytalną (National Insurance). Przydatną informacją jest również to, że jeśli jesteś pracujesz na podstawie umowy o pracę, nie musisz się zwalniać w momencie kiedy postanawiasz rozpocząć działalność.

Wsparcie Urzędu Skarbowego i Podatkowego w Wielkiej Brytanii

Zakładanie własnej działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii jest przystępne, a załatwienie formalności, takich jak proces rejestracji nie stwarza problemów. Najłatwiej i najszybciej można rozpocząć działalność w UK jako znany już sole trader, który może prowadzić firmę zatrudniającą pracowników, jak i firmę jednoosobową. Dodatkowo jeśli nasza działalność nie dostarcza nam dochodów, wówczas nie jesteśmy zobowiązani do płacenia podatków. To rozwiązanie sprawia, że niektórzy rejestrują swoje firmy w Wielkiej Brytanii, nie mieszkając tam na co dzień. Sole trade pytani o opinie czy warto, odpowiadają, że bardzo pomocny jest HRMC (Urząd Skarbowy i Podatkowy w Wielkiej Brytanii), który udziela porad i informuje jak skutecznie prowadzić działalność. W tym celu rozpowszechnia webinaria i zaprasza na wykłady online.

Na pewno sobie poradzisz

Wbrew pozorom prowadzenie firmy za granicą nieznacząco odbiegają od polskich realiów. Są jedynie szybsze i łatwiejsze. W podobny sposób przedsiębiorca zobowiązany jest się rozliczać się z urzędami i instytucjami, dodatkowym atutem jest to, że większość formalności można załatwić przez internet, bez wychodzenia z domu. Jeżeli masz doświadczenie w Polsce, z pewnością poradzisz sobie również w Wielkiej Brytanii. Powodzenia!

Czy Jesteś Gotowy Rozwijać Swoją Działalność?

Czy jako właściciel firmy marzysz o rozwoju swojej działalności? Teraz może być odpowiedni czas, by zrealizować to marzenie. Będziesz jednak potrzebować planu, który wykaże, że dodatkowe przychody faktycznie pokryją koszty ogólne, a twoje zyski wzrosną.
Twoim celem może być rozszerzenie działalności na dwa lub trzy nowe sklepy, zwiększenie zakresu usług bądź po prostu pozyskanie większej liczby klientów. Badania i dokładne planowanie to najmocniejsza gwarancja, że te działania zapewnią ci nie tylko sukces finansowy, ale też najlepszy możliwy sukces. Nie zakładaj, że z góry wiesz w jakim pójść kierunku. Zapytaj obecnych klientów i kontrahentów które konkretnie aspekty działalności firmy powinny się rozwijać.
Przeprowadź Badanie
Rozwój Firmy – Czy jesteś gotowy?
Rozpocznij od dodatkowych działań promocyjnych istniejących produktów i usług. W ten sposób szybko uzyskasz informację czy istnieje dodatkowy popyt, którego aktualnie nie zaspokajasz. Jeżeli działania promocyjne nie przyniosą dodatkowych zysków, ten jeden raz będziesz stratny, ale za to unikniesz kosztów bieżących, które musiałbyś ponieść podejmując działania służące rozwojowi firmy w niewłaściwym czasie.
Następnie przeprowadź dokładne badanie swojej aktualnej działalności. Czy w pełni wykorzystujesz potencjał firmy? A może początkowy rozwój twojego biznesu to jedynie stałe działania marketingowe skutkujące takim natłokiem zajęć, jakiemu nie jesteś w stanie podołać bez wprowadzenia istotnych zmian? W następnej kolejności przyjrzyj się konkurencji. Czy pracuje pełną parą czy może rynek jest nasycony? W tym drugim przypadku nie jest wskazane podejmowanie działań mających na celu rozwój firmy.  
Opracuj Plan Rozwoju
Rozważ dokładnie strategie rozwojowe w perspektywie czasu. Jeśli zatrudniasz jedynie trzy nowe osoby, przyjmij „na pokład” nowego pracownika co trzy miesiące na okres dziewięciu miesięcy. Podobnie, jeżeli otwierasz kilka nowych sklepów. Taka strategia rozłożona w czasie umożliwi ci zwiększenie dochodu i zysków proporcjonalnie do określonych czasowo strategii rozwoju.
Gdy masz już pewność, że rozwój przyniesie firmie zysk i że rozwijasz swój biznes w odpowiedni sposób, przychodzi czas na sporządzenie szczegółowego planu działania. Na pewno będziesz mieć potrzeby finansowe. Muszą one stanowić istotną część twojego planu. Rzadko kiedy dobrym pomysłem jest pożyczanie wszystkich potrzebnych pieniędzy za jednym razem. Dysponując szczegółowym planem możesz przewidzieć kiedy i jakiej kwoty będziesz potrzebować do sfinansowania różnych jego etapów. W ten sposób zmniejszysz koszty finansowania.

W swoim planie nie ograniczaj się jednak wyłącznie do potrzeby uzyskania pożyczki. Uwzględnij w nim przewidywania dotyczące tego kiedy i o ile wzrosną twoje zyski. Dobrze sporządzony plan działania pozwoli ci realizować strategie rozwojowe we właściwym czasie, a także będzie źródłem informacji czy udało się spełnić twoje wymarzone oczekiwania.