Porozmawiajmy o prowadzeniu biznesu w UK, o finansowaniu działalności, a także o rachunkach, których nikt nie lubi płacić.

analiza kosztów prowadzenia firmy

Co zrobić, aby je obniżyć??

Będzie mowa także o sprzęcie i oprogramowaniu, które ułatwiają nam pracę i życie na co dzień.

 

Prowadząc firmę w UK, czy też myśląc o założeniu swojej działalności nie zawsze zwracamy uwagę na to kto dostarczy internet do naszej firmy, która oferta na płatności kartami jest korzystna albo którego dostawcę prądu wybrać?

Często podejmujemy decyzję pochopnie lub pod wpływem reklamy. Warto jednak poświęcić czas na analizę dostępnych ofert i niekiedy też korzystnym może okazać się powierzenie tej sprawy brokerowi, który może mieć np. korzystniejsze oferty niż te dostępne online, gdyż siła nabywcza brokera jest znacznie większa, niż pojedynczego biznesu.

Przeanalizujmy kilka najczęściej spotykanych rachunków, które większość biznesów zazwyczaj musi opłacać, jeśli nie są one wliczone w cenę np. najmu lokalu.

Konta biznesowe na firmę

Na początku działalności każda spółka limited oraz większość osób samozatrudnionych (sole trader) staje przed dylematem, które konto biznesowe wybrać i z jakiego banku, bądź instytucji finansowej?

Numer konta na firmę potrzebny jest nam, aby móc aplikować na terminal płatniczy, gdyż bank musi nam gdzieś przelać pieniądze, które zostawiają u nas klienci płacący kartami.

Konto przyda nam się, aby ustawić polecenia zapłaty za prąd czy gaz albo wodę, internet, wywóz śmieci itp.

Większość z nas swoje kroki prowadzi na początku zazwyczaj do banków high street typu NatWest, Lloyds, HSBC, Santander, Barclays itp. Zaletą otwarcia konta w takim banku jest z pewnością darmowa bankowość przez okres dwóch lat. Niestety trzeba liczyć się z czasem oczekiwania na ‘’appointment’’ w oddziale banku, który może wydłużyć się nawet do 4-6 tygodni. Na szczęście można skorzystać z możliwości aplikowania online, co oznacza, że z reguły, jeśli mamy wszystkie dokumenty, otrzymamy list powitalny z banku w przeciągu 2-3 tygodni.

Alternatywą dla banków są konta biznesowe takich instytucji jak np. CashPlus czy PrePaid FS. Aplikacja online trwa zazwyczaj krócej niż 5 minut i otrzymujemy numer konta na końcu aplikacji, czyli od razu wyplata czy przelew może iść na nasze konto. Minusem może być opłata roczna czy brak książeczki czekowej. Główną zaletą jest szybkość uzyskania konta na firmę, brak sprawdzania historii kredytowej czy szybkie (do 3-5 dni) otrzymanie listu powitalnego, który nam jest potrzebny do potwierdzenia konta przy aplikacji o terminal.

Podsumowując. Jeśli mamy czas i wszystkie niezbędne dokumenty radzę otwarcie konta w banku z high street. W przypadku, kiedy nam konto biznesowe na firmę potrzebne jest ‘’na wczoraj’’, czy też nie mamy historii kredytowej to sugeruję aplikację online, niekoniecznie w bankach z własną siecią placówek. Co za różnica czy jest to instytucja finansowa czy też bank, jeśli mamy numer konta i pieniążki możemy wypacać w bankomatach w UK oraz całej UE?

Energia, czyli Prąd i Gaz

Wybór dostawcy prądu i/lub gazu jest ważną rzeczą, gdyż na rynku działa ponad 50-ciu dostawców energii dla firm (sektor komercyjny), a stawki między nimi mogą się dość znacznie różnić.

Jeśli dopiero co podpisaliśmy umowę najmu na lokal, to należy dopilnować, aby prąd czy gaz został w prawidłowy sposób przepisany na nowego najemcę. Jeśli landlord lub poprzedni najemca nie zgłosili tego, to należy ustalić z jakiej firmy prąd jest dostarczany, a następnie wypełnić formularz zmiany COT (Change of Tenancy), spisać liczniki, a kiedy już zmiana zostanie zaakceptowana można poprosić brokera o przedstawienie wyceny na prąd lub gaz.

Przepisanie prądu jest ważną czynnością, gdyż w przeciwnym razie mogą nam być naliczane stawki tzw. Emergency, któresą bardzo niekorzystne oraz mogą podwoić nasz rachunek.

Wybierając ofertę warto zastanowić się nad tym na jaki okres czasu ją podpisujemy? W tym celu należy sprawdzić na jak długo podpisaliśmy umowę najmu? Jeśli tylko na rok, i nie mamy pewności, że za dwa czy cztery lata nadal będziemy w biznesie, to może nie warto podpisywać kontraktu na dłużej niż do czasu obowiązywania umowy najmu?

Jednak jeśli nasza umowa najmu (lease) lokalu jest na kilka lat a biznes jest oparty na solidnych podstawach to optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na 3-4 lata.

Proszę zwrócić uwagę, na fakt, że ceny energii idą ciągle w górę. Dlatego nie jest zbyt mądrym podpisywanie umowy jedynie na rok, jeśli mamy wybór, gdyż po roku, kiedy poprosimy o ponowną wycenę stawki będą już wyższe. Dlatego zalecam zamrożenie stawek na kilka lat. Umowę minimum na dwa – trzy lata. Wtedy nasze stawki za energię zostaną zamrożone np. na okres czterech lat. Czyli kiedy stawki na rynku za kilowat będą coraz wyższe z racji podwyżek, nasza stawka będzie wciąż niższa, na poziomie z czasu podpisania umowy.

Wycena na prąd zajmuje tylko kilka minut. Zalecam regularne sprawdzanie stawek. Wystarczy podesłać ostatni rachunek.

Płatności kartami

Czy rozumiesz swój rachunek od kart?

Wiesz co to jest PCI DSS?

Co to jest opłata autoryzacyjna, rachunek minimalny czy interchange?

Każde środowisko ma swój żargon. Nie inaczej jest w branży finansowej. Powiem tak, jeśli prowadzisz swój biznes to poza pewnymi wyjątkami (np. kierowcy ciężarówek itp.) będziesz potrzebować przyjmować płatności kartami od swoich klientów.

Świat się zmienia. Kilka lat temu nikt nie chciał terminali płatniczych, które obsługują płatności zbliżeniowe, a teraz każdy klient o nie pyta. W Szwecji planuje się całkowicie wyparcie gotówki z rynku i zastąpienie jej płatnościami kartami nawet w maszynach na napoje.

Płatności kartami procentowo przebiły w UK te dokonywane gotówką czy czekiem.

Czy potrzebujesz czytnika?

Oczywiście, że tak. Klientki płacące kartami zostawiają znacznie więcej w salonie niż te które przychodzą z wyliczoną gotówką.  Klientka, która płaci ‘’plastikiem’’ nie widzi tej gotówki i jak zobaczy na półce w salonie np. odżywkę do włosów czy inny kosmetyk to sobie go zakupi, bo wie, że ma na koncie gotówkę (raczej), a ta która przyjdzie z gotówką w portfelu nie zakupi nic, bo może ma wyliczone 20 funtów.

Czym kierować się przy wyborze oferty?

Najlepiej to zadzwoń do mnie (żart), bo jest tego trochę. W przeciwnym razie czytaj dalej 😊

Po pierwsze to odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

Jaki mam roczny/miesięczny obrót i ile mogę mieć miesięcznie transakcji kartami, np. 10, 100 czy 1,000?
Jaka jest średnia wartość transakcji? Będzie to miało wpływ na procent od transakcji kartami.
Czy pobieram depozyty, zaliczki, przedpłaty od klientów?
Czy mam internet i linię telefoniczną w salonie? Jeśli nie to terminal musi być mobilny na kartę SIM (bez kabli).
Na jak długo mam podpisaną umowę najmu lokalu?

Generalnie, jeśli obrót nie będzie wysoki i obsługujesz tylko kilka klientek miesięcznie to sugeruje czytnik typu SumUp lub ich droższej konkurencji typu iZettle, PayPal itp. Ale warto dokładnie przemyśleć ten wybór, gdyż oprocentowanie od płatności kartami jest dość wysokie. Firmy te w ten sposób rekompensują sobie brak abonamentu miesięcznego za takie czytniki. Poza tym czytniki te nie wydają paragonów papierowych, aczkolwiek istnieje możliwość przesłania paragonu emailem klientowi. Przed podjęciem decyzji radzę zasięgnąć opinii celem analizy i optymalizacji kosztów, abyśmy mogli dokonać najlepszego wyboru.

Standardowy terminal płatniczy.

Takie terminale znajdziemy w każdym poważnym salonie, sklepie, restauracji, warsztacie samochodowym, u fryzjera czy w banku, supermarkecie i słowem w wielu wielu miejscach.

Terminale od czytników różnią się przede wszystkim rozmiarem – są znacznie większe, czasem trwania umowy(umowy od 12 miesięcy do 60 miesięcy, średnio na 3 lata).

Co prawda mamy do czynienia z abonamentem, ale w zamian stawki opłat od kart są znacznie niższe i wielokrotnie, pomimo abonamentu ostatecznie rachunek może być niższy, niż w przypadku czytnika do kart.

Koszt terminala waha się w przedziale £15-£25 za terminal stacjonarny oraz £19-£32 za terminale mobilne.

Stawki od kart mamy w przedziale od 0.35% -0.75% za karty debetowe do 0.85% do 3% za pozostałe rzadziej używane.

Trzeba nadmienić, że niektóre firmy mają całą paletę najprzeróżniejszych opłat, które naliczają klientom. Przykładem takiej firmy może być PaymentSense, który nalicza opłaty za ‘’capped rates’’, czyli klient musi płacić firmie za to że ta mu nie podniesie stawek! Inną opłatą, które wiele firm nalicza jest np. rachunek minimalny, co oznacza, że jeśli w danym miesiącu nie korzystaliśmy z terminala płatniczego to i tak musimy zapłacić nie tylko miesięczną ratę za terminal, ale jeszcze dodatkowo np. £25-£35 + VAT rachunku minimalnego. Pozostałe firmy mogą naliczać np. opłaty autoryzacyjne.

Prawie wszystkie naliczają z kolei opłatę za PCI DSS. Jest to opłata z reguły w przedziale £3.50-£7 miesięcznie za bezpieczne szyfrowane przechowywanie danych klientów z kart. Ta opłata jest wymagana przez nadzór i raczej nie da się jej ominąć.

Podobnie jak przy innych rachunkach powinniśmy regularnie sprawdzać dostępne oferty na rynku, a przynajmniej na kilka miesięcy przed końcem umowy

Kasy i systemy epos

Wraz z partnerami możemy zaoferować oprogramowanie oraz sprzęt kasowy do salonów urody.  Co do kosztów to należy wspomnieć, że poza zakupem sprzętu dostawcy mogą naliczać opłaty za licencję na oprogramowanie, pomoc techniczną itp.

Posiadanie odpowiedniego systemu epos znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Oprogramowanie można połączyć z zewnętrznymi aplikacjami, np. z programami do obsługi księgowej typu QuickBooks czy Xero. Poza monitorowaniem sprzedaży, czy nadzorowaniem pracowników system można ustawić w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia do klientek o zbliżającej się wizycie w salonie czy u fryzjera. Dzięki temu można monitorować czas pracy personelu redukując do minimum sytuacje, kiedy klienta nie pojawia się na umówionej wcześniej wizycie.

Program lojalnościowy

Istotną częścią codziennego biznesu jest dbanie o klienta oraz utrzymywanie z nim relacji, tak aby klient do nas powracał i rekomendował nasze usługi, czy to przez polecenia ustne czy też może na forach internetowych, w sieci mediów społecznościowych. Program lojalnościowy może dodatkowo zmotywować do polecania naszego biznesu. Może on być częścią systemu epos lub jako niezależnie od oprogramowania funkcjonująca aplikacja. Jednym z takich rozwiązań jest polecana przeze mnie aplikacja lojalnościowa Scrummy, którą klienci mogą zainstalować na swoich smartfonach.

Korzyści wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu

Dzięki współpracy ze Stowarzyszeniem Polskich Profesjonalistów Kosmetologii, Fryzjerstwa & Nail Arts w UK, możemy zaoferować członkom szereg zniżek na czytniki do kart czy aplikacje lojalnościowe. Każdy biznes może skorzystać ponadto z bezpłatnej analizy rachunków np. zaprąd, gaz, internet, telefon, wodę czy płatności kartami.

Finansowanie

Rozumiemy także, że są sytuacje, w których koniecznym staje się zaciągnięcie pożyczki na firmę. Dzięki współpracy z kilkoma brokerami możemy zaoferować szeroką paletę finansowania dla firm.

Zapraszamy do współpracy wszystkich właścicieli biznesóworaz osoby które dopiero planują rozpoczęcie własnej działalności.

Usługi nasze są bezpłatne*(dotyczy analizy rachunków).

Będzie nam miło, jeśli uda się Państwu zaoszczędzić na rachunkach bądź doradzić w doborze odpowiedniego sprzętu czy programu do zarządzania biznesem albo pomóc przy aplikacji na pożyczkę na rozwój firmy.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu, gdyż z racji ograniczenia długości artykułu, nie jestem w stanie wszystkiego omówić jednym ciągiem i w związku z tymskupiłem się tylko na ogólnym przedstawieniu zakresu kompleksowych usług.

Zachęcam również do udziału w spotkaniach BeautyMondays, gdzie będzie można porozmawiać na żywo ze mną i innymi ekspertami w swoich dziedzinach.

10 Kroków do Sporządzenia Doskonałego Biznes Planu Restauracji

Niewiele branż wiąże się z tak silną konkurencją, jak branża restauracyjna. W tej samej chwili, gdy ktoś pełen nadziei otwiera swoją restaurację, ktoś inny po cichu zamyka podobny interes.

Jeśli zamierzasz wypłynąć na szerokie wody sektora gastronomicznego, lepiej, żebyś miał ”wodoodporny biznes plan restauracji”. Pozwoli ci on na szybkie wdrożenie się we wszystko, co powinieneś wiedzieć na temat prowadzenia przynoszącej zyski restauracji – od lokalnej konkurencji po przepisy w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Ponadto biznes plan daje każdemu bankowi oraz znaczącej instytucji udzielającej pożyczek informację, że poważnie podchodzisz do swojej działalności.

Oto 10 niezbędnych elementów twojego biznes planu restauracji.

1.   Ogólny Zarys Działalności.

Rozpocznij biznes plan od przedstawienia potencjalnemu inwestorowi podstawowych informacji określających twój pomysł na restaurację. Powinny one dotyczyć koncepcji gastronomicznej – czy restauracja będzie serwować wykwintną kuchnię czy burgery dla zwykłych ludzi – a także nazwy i planowanej lokalizacji. Należy również omówić kwalifikacje – twoje i każdego z twoich partnerów – predestynujące was do osiągnięcia sukcesu, w tym wcześniejsze doświadczenie w prowadzeniu restauracji lub innej działalności biznesowej.

2.   Analiza Biznesowa

Chodzi tutaj o bardziej szczegółowy opis firmy wraz z dalszymi informacjami na temat lokalizacji twojej restauracji. Jaka jest tam populacja, jak często ludzie stołują się poza domem  i jakiego rodzaju restauracje odwiedzają regularnie? Przedstaw szczegóły dotyczące lokalnej konkurencji – lub jej braku – i skup się na powodach, dla których twoja restauracja przypadnie do gustu miejscowej klienteli. Analiza biznesowa powinna też zawierać informacje na temat nazwy i statusu prawnego restauracji,  tzn. czy jest to spółka jednoosobowa czy partnerska?

3.   Charakterystyka Personelu.

Przedstaw szczegóły na każdego pracownika twojej restauracji, a więc kierowników, kierowników działu kadr, szefów kuchni i personelu kuchennego, kelnerów, kelnerek i wszystkich pozostałych. Dokonaj również charakterystyki każdego działu i podaj informację kto nim kieruje – warto załączyć schemat organizacyjny ukazujący obowiązki pracowników. Ponadto w tej części należy wymienić kwoty pensji, premii oraz świadczeń pracowniczych, a także koszty szkoleń.

4.   Marketing.

W jaki sposób planujesz promować swoją restaurację i jakie będą koszty promocji? Przedstaw szczegóły dotyczące rodzaju marketingu, który twoim zdaniem przyciągnie docelową klientelę. Być może zamierzasz przeznaczyć na marketing większą kwotę i reklamować restaurację w prasie, telewizji bądź radiu lub przeciwnie, twoje ambicje są mniejsze i postanowisz skoncentrować się na promocji w najbliższej okolicy z wykorzystaniem mediów społecznościowych, lokalnych programów informacyjnych i ulotek promocyjnych. Opisz w jaki sposób twój plan marketingowy odróżni cię od konkurencji.

5.   Wyposażenie.

Ta część zawiera informacje na temat całości wyposażenia i umeblowania niezbędnego do otwarcia i wyniesienia z kuchni żywności tak szybko jak to możliwe i bez niepotrzebnych nakładów finansowych. Lodówki i zamrażarki, kuchenki i frytkownice, chłodnie i spiżarnie, blendery i zmywarki – pozycje w spisie wyposażenia zależeć będą od rodzaju prowadzonej przez ciebie restauracji. Czy planujesz zakupić wyposażenie swojej kuchni z natychmiastową zapłatą całej należności czy może je wynająć? Będziesz także potrzebować stołów i krzeseł, sztućców i artykułów dekoracyjnych. Umieść w tej części zestawienie kosztów całego wyposażenia, które będzie ci potrzebne.

6.   Dostawcy i Kontrahenci.

Gdzie planujesz kupować towary i ile to wszystko będzie kosztować? Czy nawiązałeś już kontakt z kluczowymi dostawcami? Omów swoją inwentaryzację i sposób, w jaki zamierzasz ją nadzorować, by uniknąć zbyt dużych i zbyt małych zamówień. W przypadku każdej restauracji koszty dostaw żywności należą do najwyższych kosztów operacyjnych, więc dobrze przemyślany plan, który pozwoli zminimalizować straty, jest tu koniecznością.

7.   Konkurencja.

W swoim biznes planie musisz szczegółowo opisać restauracje, które starają się zdobyć popularność wśród twoich klientów docelowych. Czy pobliskie lokale oferują podobną kuchnię, a jeśli tak, co zrobisz, by się wyróżnić? Zdobywanie klientów to nie kaszka z mlekiem, więc nie zakładaj, że do twojej restauracji będą ściągać tłumy tylko dlatego, że jest nowa. Jeżeli biznes konkurentów dobrze prosperuje, zapoznaj się z ich menu, cenami i godzinami otwarcia, żeby przekonać się co robią dobrze.

8.   Menu.

Przedstaw pełne, szczegółowe informacje dotyczące potraw, jakie zamierzasz serwować, cen każdego produktu oraz prognozowanej marży zysku. Być może planujesz rozwinąć wizerunek swojej marki sprzedając koszulki, gadżety czy produkty spożywcze. Jeśli tak, w tej części powinieneś umieścić również szersze informacje na temat wspomnianych artykułów i produktów.

9.   Dane finansowe.

Sporządź sprawozdania finansowe firmy, w tym sprawozdania osobiste każdego partnera i kluczowego udziałowca. Podział finansowy twojego biznesu powinien uwzględniać przepływ gotówki oraz rachunek zysków i strat wraz ze szczegółowym bilansem. Zawsze przedstawiaj dokładne informacje i realistyczne prognozy – to ważniejsze dla potencjalnych inwestorów niż faktyczne dane liczbowe.

10.     Finansowanie.

Kiedy już dokonasz realistycznego oszacowania kosztów otwarcia restauracji, jakiej kwoty będziesz potrzebował jako inwestycji kapitałowej i od kogo? Czy będziesz się starać o kredyt bankowy lub inną pożyczkę długoterminową, czy zamierzasz korzystać z kapitału własnego, finansowania ze strony aniołów biznesu lub pożyczek społecznościowych? Rozważ jaki rodzaj finansowania jest ci potrzebny i powtórz dlaczego twoja restauracja powinna być uznana za dobrą inwestycję. Nie bój się uwzględnić potencjalnego ryzyka – instytucje udzielające ci pożyczki będą o nim myśleć, więc ty również powinieneś przyznać, że istnieje, a także przedstawić plan jego zniwelowania. Istnieje wiele sposobów uzyskania środków na prowadzenie biznesu, jakim jest restauracja, ale musisz mieć pewność, że wybierasz właściwy program.

Wnioski

Za każdym Anthonym Bourdainem stoi silny biznes plan, więc przyłóż się do sporządzenia swojego, jeśli nie chcesz być „ugotowany”.

Aby twoja koncepcja prowadzenia restauracji miała jak największe szanse powodzenia, przygotuj swój biznes plan z najlepszych składników i upewnij się, że jesteś głodny sukcesu.